Sozialversicherung im Onboarding

Auszubildende sowie die überwiegende Mehrheit internationaler Fachkräfte aus Vietnam sind ab Beginn ihrer Beschäftigung in Deutschland pflichtversichert in der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) sowie in den vier weiteren Zweigen der Sozialversicherung (Renten-, Pflege-, Arbeitslosen- und gesetzliche Unfallversicherung). Ein Wechsel in die private Krankenversicherung (PKV) ist für Angestellte nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 SGB V grundsätzlich erst möglich, wenn das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt die gesetzliche Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG) übersteigt — und selbst dann gilt bei vielen Ersteinreisenden aus Drittstaaten vor allem die GKV als solider Standard. Beim Pflegeversicherungsbeitrag nach § 55 SGB XI (PUEG) benötigt das Lohnbüro zudem ab Eintritt verlässliche Geburts- bzw. Elterneigenschaftsnachweise, um Zusatz- oder Abschläge korrekt abzurechnen.

1. Versicherungspflicht in der GKV und Wirkung der JAEG nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 SGB V

Auszubildende sind unabhängig von der Vergütungshöhe gesetzlich krankenversichert; Fachkräfte bleiben bis über die JAEG in der GKV.

Für Personalabteilungen ist die Trennung beim Eintritt eindeutig: Wer ein Berufsausbildungsverhältnis gegen Arbeitsentgelt beginnt, ist gemäß § 5 Abs. 1 Nr. 1 SGB V kraft Gesetzes krankenversicherungspflichtig — Ausnahmen über eine private Vollversicherung greifen hier praktisch nicht. Auch Fachkräfte über § 18a oder § 18b AufenthG fallen grundsätzlich unter die Versicherungspflicht, solange ihr regelmäßiges Jahresarbeitsentgelt die jeweils gültige Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG nach § 6 Abs. 6 SGB V) nicht überschreitet.

Selbst bei hoch dotierten Ingenieur-, IT- oder Ärztinnen-/Arztverträgen mit der Blauen Karte EU oberhalb der JAEG besteht für Ersteinreisende aus Drittstaaten regelmäßig zunächst ein Wahlrecht zur freiwilligen Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV), da eine private Krankheitsvollversicherung (PKV) im Vergleich zur GKV vor allem bei später geplantem Familiennachzug (kostenfreie Familienversicherung gibt es nur in der GKV unter bestimmten Voraussetzungen, nicht in der PKV) sorgfältig abgewogen werden muss.

• Incoming-Reisekrankenversicherung für das Visum deckt nur den Einreisezeitraum bis zur Aufnahme der Beschäftigung ab und ersetzt niemals die deutsche GKV.
• Freie Krankenkassenwahl (§ 173 SGB V): Der Arbeitnehmer wählt seine gesetzliche Krankenkasse selbst; das Unternehmen hat die Wahlfreiheit zu respektieren und darf keine Vorgabe erzwingen.
• Elektronische Mitgliedsbescheinigung: Nach Wahl meldet die Krankenkasse die Daten im DEÜV-/Meldeverfahren an das Lohnbüro zurück.

2. Pflegeversicherungsbeitrag nach § 55 SGB XI (PUEG): Kinderzuschlag & Elterneigenschaftsnachweise

Seit der PUEG-Reform beeinflusst die Anzahl berücksichtigungsfähiger Kinder unter 25 Jahren den Arbeitnehmeranteil am Pflegebeitrag spürbar.

Seit Inkrafttreten des Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetzes (PUEG) gilt in § 55 Abs. 3 und 3a SGB XI eine nach Kinderzahl gestaffelte Berechnung des Arbeitnehmeranteils an der sozialen Pflegeversicherung: Arbeitnehmer ohne Kinder ab Vollendung des 23. Lebensjahres zahlen einen gesetzlich festgelegten Beitragszuschlag für Kinderlose (dieser Zuschlag trägt allein der Beschäftigte; bei Azubis ab 23 Jahren greift er ebenfalls, sofern keine Elterneigenschaft nachgewiesen ist). Umgekehrt greifen für Eltern mit mehreren Kindern unter 25 Jahren stufenweise Abschläge auf den Arbeitnehmeranteil — beim zweiten bis fünften Kind jeweils um 0,25 Prozentpunkte pro Kind.

Da bei Beschäftigten aus Vietnam oft noch keine automatisch über das deutsche Meldewesen abrufbaren Kinderdaten im digitalen Nachweisverfahren (DaBPV) vorliegen, sollte das Lohnbüro schon im Onboarding-Fragebogen klären, ob Kinder vorhanden sind, und im Bedarfsfall rechtzeitig legalisierte bzw. übersetzte Geburtsurkunden anfordern.

3. Die fünf Säulen im Onboarding: DEÜV-Anmeldung, Rentenversicherungsnummer und Steuer-ID

Neben der GKV laufen Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung sowie ElStAM-Lohnsteuerabzug Hand in Hand.

Am ersten Arbeitstag benötigt die Lohnbuchhaltung nicht nur die gewählte gesetzliche Krankenkasse (zur Vergabe bzw. Abfrage der Rentenversicherungsnummer bei der Deutschen Rentenversicherung über das DEÜV-Anmeldeverfahren), sondern ebenfalls die Kontoverbindung (IBAN) und nach Anmeldung beim Einwohnermeldeamt die deutsche Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) für den ELStAM-Abruf. Bis die Steuer-ID vorliegt, erfolgt bei Erstbeschäftigung meist eine vorläufige Einstufung mit nachträglicher Korrektur.

Nicht vergessen werden darf zudem die Erfassung der Unfallversicherung beim zuständigen Unfallversicherungsträger (Berufsgenossenschaft bzw. Unfallkasse — vollständig durch den Arbeitgeber finanziert, ohne Arbeitnehmerabzug) sowie in bestimmten Branchen nach § 28a Abs. 4 SGB IV (u. a. Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Spedition/Logistik, Gebäudereinigung) die elektronische Sofortmeldung spätestens bei Beschäftigungsaufnahme.

4. Vorbereitung vor Ausreise & strikte Abgrenzung zur Steuer- und Sozialversicherungsberatung

DMF Vietnam erklärt Kandidatinnen den Unterschied zwischen Visum-Reiseversicherung und deutscher GKV bereits in Biên Hòa, berät aber nicht nach dem StBerG.

Viele Rückfragen am ersten Arbeitstag entstehen, weil neue Mitarbeitende aus Vietnam ihr deutsches Brutto-Netto-System noch nicht kennen und sich über die monatlichen Abzüge für Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung wundern. Im Rahmen der Vorbereitung von Công ty Cổ phần Tư vấn Du học DMF Vietnam (MST 3603878495, A11 KDC Quang Vinh, phường Trấn Biên, Biên Hòa, Đồng Nai; B2B-Linie DMF Talents ohne eigenständige GmbH in Deutschland) vermitteln wir vor dem Abflug ein realistisches Verständnis der deutschen Abgabenstruktur und der freien Krankenkassenwahl.

Gemäß unseren Compliance-Grenzen übernimmt DMF Talents keine An- oder Abmeldungen bei Krankenkassen, prüft keine JAEG-Prognosen oder DaBPV-Nachweise und erteilt keinerlei Lohnsteuer- oder Sozialversicherungsberatung nach dem StBerG bzw. RDG. Die korrekte Einstufung liegt ausschließlich beim Lohnbüro, Steuerberater und den Sozialversicherungsträgern.

Onboarding-Matrix Sozialversicherung für internationale Azubis und Fachkräfte (Stand: as_of 2026-11-04)

Quelle & Stand: SGB V (§ 5, § 6, § 173), SGB XI (§ 55 PUEG) und SGB IV/VII (as_of 2026-11-04). Aktuelle Jahresbeitragssätze, JAEG-Eurobeträge und Zusatzbeitragssätze der Kassen müssen jährlich im Lohnabrechnungssystem aktualisiert werden.

HR- und Lohnbüro-Checkliste für Tag 1 in der Sozialversicherung

1. Kandidaten schon vor Einreise auf ihre freie Kassenwahl (§ 173 SGB V) hinweisen und eine verständliche Übersicht zum Unterschied zwischen Visum-Incoming-Police und GKV bereitstellen.
2. Rechtzeitig prüfen, ob das Unternehmen in einer sofortmeldepflichtigen Branche (§ 28a Abs. 4 SGB IV, u. a. Gastgewerbe, Bau, Logistik) liegt — dann Sofortmeldung vor Arbeitsaufnahme absetzen.
3. Im Personalfragebogen den Punkt Elterneigenschaft / Kinder unter 25 Jahren abfragen und ggf. beglaubigte/übersetzte Geburtsurkunden für das DaBPV- bzw. § 55-SGB-XI-Verfahren einsammeln.
4. Bei Ersteinreise Rentenversicherungsnummer über die gewählte GKV anfordern lassen und das Ergebnis der ELStAM-Anmeldung (Steuer-ID nach Einwohnermeldeamt) im ersten Lohnlauf abgleichen.
5. Alle konkreten Fragen zur JAEG-Prognose, zu Sachbezügen oder zur PKV-Befreiung ausschließlich durch Lohnbüro/Steuerberatung bzw. zugelassene Versicherungsberater beantworten lassen.

Häufige Rückfragen aus der Praxis