Thủ tục phụ huynh Việt Nam xin Visa Schengen thăm thân (Besuchsvisum) sang Đức thăm con đang du học và làm việc

Theo quy định chung của Bộ luật Thị thực khối Schengen (Visakodex) được hướng dẫn chi tiết trên cổng thông tin chính thức của Đại sứ quán và Tổng Lãnh sự quán Đức tại Việt Nam, thị thực loại C cho phép người sở hữu lưu trú tối đa 90 ngày trong bất kỳ chu kỳ 180 ngày nào. Trong thời gian hiệu lực của thị thực, phụ huynh không chỉ được phép ở lại thành phố nơi con đang sinh sống tại Đức mà còn có thể di chuyển tự do qua các quốc gia thành viên thuộc khối Schengen nếu Đức là điểm đến chính có thời gian lưu trú dài nhất.

Phụ huynh cần lưu ý phân biệt rõ thị thực thăm thân ngắn hạn loại C với thị thực quốc gia loại D diện đoàn tụ gia đình. Thị thực Besuchsvisum chỉ phục vụ mục đích thăm viếng gia đình, tham quan ngắn ngày và hoàn toàn không cho phép làm việc hưởng lương hay tự động gia hạn thành thẻ cư trú dài hạn tại Đức. Mọi hồ sơ xin thị thực Schengen hiện được tiếp nhận thông qua hệ thống trung tâm tiếp nhận thị thực ủy quyền VFS Global tại Hà Nội, Đà Nẵng và TP. Hồ Chí Minh trong khoảng thời gian từ 6 tháng đến chậm nhất 15 ngày trước ngày dự kiến khởi hành.

Để xin được bản chính Verpflichtungserklärung tại Sở Ngoại kiều (Ausländerbehörde) hoặc cơ quan hành chính thành phố (Bürgeramt), người con phải xuất trình hợp đồng lao động không trong thời gian thử việc, bảng lương 3 tháng gần nhất vượt ngưỡng miễn trừ kê biên thu nhập (Pfändungsfreigrenze) tương ứng với số người được mời, kèm hợp đồng thuê nhà đủ diện tích. Do đó, phương án này thường chỉ khả thi khi con đã tốt nghiệp ra trường đi làm chính thức với mức lương kỹ sư hoặc thợ lành nghề ổn định.

Ngược lại, khi con vẫn đang là sinh viên đại học hoặc học viên chương trình học nghề kép tại Đức với mức lương trợ cấp học nghề vừa đủ trang trải cuộc sống cá nhân, Sở Ngoại kiều sẽ đóng dấu ghi nhận người mời không đủ năng lực tài chính hoặc phụ huynh chủ động chọn phương án thứ hai: tự chi trả và tự chứng minh tài chính từ Việt Nam. Trong trường hợp này, con chỉ cần viết thư mời cá nhân (Einladungsschreiben) xác nhận chỗ ở hoặc lịch trình, còn cha mẹ nộp sao kê tài khoản ngân hàng 3–6 tháng gần nhất, sổ tiết kiệm gốc và chứng từ thu nhập hợp pháp tại Việt Nam.

Bằng chứng ràng buộc tại Việt Nam được cấu thành từ ba trụ cột chính: ràng buộc công việc và thu nhập thường xuyên, ràng buộc gia đình trực hệ và ràng buộc tài sản hợp pháp. Nếu phụ huynh đang trong độ tuổi lao động (nhân viên văn phòng, giáo viên, công chức, kỹ sư), hồ sơ bắt buộc phải có hợp đồng lao động, bảng lương hoặc sao kê tài khoản nhận lương 3 tháng gần nhất, sổ bảo hiểm xã hội (tra cứu trên ứng dụng VssID kèm bản dịch) và đặc biệt là Đơn xin nghỉ phép có xác nhận của cơ quan chủ quản nêu rõ khoảng thời gian nghỉ trùng khớp với lịch trình chuyến đi Đức.

Đối với phụ huynh là chủ hộ kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tại Đồng Nai và các tỉnh lân cận, cần chuẩn bị giấy phép đăng ký kinh doanh, biên lai nộp thuế môn bài hoặc thuế giá trị gia tăng trong 6–12 tháng gần nhất cùng sao kê tài khoản giao dịch. Với phụ huynh đã nghỉ hưu, quyết định nghỉ hưu hoặc thẻ hưu trí kèm sao kê nhận lương hưu hàng tháng là minh chứng rõ ràng nhất. Ngoài ra, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ/sổ hồng), thông tin về người phối ngẫu hoặc các con khác đang sinh sống, làm việc tại Việt Nam sẽ củng cố vững chắc tính thuyết phục của bộ hồ sơ.

Trong trường hợp phòng ký túc xá của con không đủ diện tích cho cha mẹ ở cùng trong nhiều tuần, gia đình nên chủ động đặt căn hộ dịch vụ hoặc khách sạn gần nơi ở của con và nộp kèm xác nhận đặt phòng hợp lệ trong bộ hồ sơ. Đồng thời, bức thư mời (Einladungsschreiben) do người con viết bằng tiếng Đức cần trình bày mạch lạc lý do mời cha mẹ sang thăm (ví dụ: tham dự lễ tốt nghiệp khóa Ausbildung, thăm nơi con sinh sống sau 2 năm xa nhà), thời gian dự kiến từ ngày nào đến ngày nào và cam kết tuân thủ quy định xuất nhập cảnh.

Một điều kiện bắt buộc theo luật Schengen là mỗi đương đơn phải mua bảo hiểm y tế du lịch quốc tế (Reisekrankenversicherung) có hiệu lực trên toàn bộ lãnh thổ các nước Schengen trong suốt thời gian dự kiến lưu trú. Hợp đồng bảo hiểm phải có mức trách nhiệm chi trả tối thiểu 30.000 EUR, bao gồm chi phí cấp cứu y tế, điều trị nội trú tại bệnh viện và chi phí hồi hương vì lý do y tế. Phụ huynh có thể mua bảo hiểm từ các hãng uy tín tại Việt Nam nằm trong danh sách được chấp nhận hoặc người con mua bảo hiểm dành cho khách nước ngoài (Incoming-Versicherung) từ các hãng bảo hiểm tại Đức.

Thời gian xét duyệt hồ sơ thị thực Schengen thông thường kéo dài khoảng 15 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ chuyển đến bộ phận thị thực của Đại sứ quán tại Hà Nội hoặc Tổng Lãnh sự quán Đức tại TP. Hồ Chí Minh, nhưng có thể kéo dài lên đến 30–45 ngày vào mùa cao điểm mùa hè hoặc dịp lễ Giáng sinh. Vì vậy, tại trụ sở duy nhất của DMF Vietnam ở địa chỉ A11 KDC Quang Vinh, Phường Trấn Biên (TP. Biên Hòa), Tỉnh Đồng Nai (MST 3603878495), đội ngũ cố vấn luôn khuyến nghị phụ huynh chuẩn bị và nộp hồ sơ trước ngày dự kiến khởi hành từ 6 đến 10 tuần để chủ động lịch trình.

Sau khi được cấp thị thực dán vào hộ chiếu, phụ huynh cần kiểm tra kỹ các thông tin trên nhãn visa gồm họ tên, số hộ chiếu, thời hạn hiệu lực (Gültig von... bis...) và số ngày được phép lưu trú tối đa (Dauer des Aufenthalts). Khi làm thủ tục nhập cảnh tại cửa khẩu biên giới sân bay Frankfurt, München hoặc Berlin, phụ huynh nên mang theo trong hành lý xách tay bộ bản sao giấy tờ gồm thư mời của con kèm số điện thoại liên lạc tại Đức, bản chính Verpflichtungserklärung (nếu có), bảo hiểm du lịch và vé máy bay khứ hồi để xuất trình nhanh chóng khi Cảnh sát Liên bang (Bundespolizei) kiểm tra.