Vom digitalen Vorabcheck der Visumunterlagen über die Arbeitgebevollmacht bis zum Vorabzustimmungsbescheid vor dem VFS-/Botschaftstermin in Vietnam.
Über das Auslandsportal des Auswärtigen Amts (digital.diplo.de) werden nationale Visa für Berufsausbildung (§ 16a AufenthG), Studium (§ 16b) und Fachkräftebeschäftigung (§ 18a / § 18b / § 18g) zunehmend digital vorab geprüft: Bereitet der deutsche Arbeitgeber die „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis“, die Untersvollmacht nach § 81a AufenthG bzw. die Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit strukturiert als durchsuchbare PDF-Dokumente vor, verkürzt sich die Vorprüfungs- und Terminwartezeit an den deutschen Auslandsvertretungen in Hanoi und Ho-Chi-Minh-Stadt erheblich.
Die Vollständigkeitsprüfung findet online statt, bevor die Kandidaten zur biometrischen Erfassung (Fingerabdrücke & Passvorlage) erscheinen.
Mit dem Auslandsportal des Auswärtigen Amts (digital.diplo.de) reichen Antragstellerinnen und Antragsteller aus Vietnam ihre Antragsdaten (digitales VIDEX-Formular) sowie sämtliche Nachweise zunächst elektronisch ein. Die zuständige Auslandsvertretung bzw. die Bundesamt-Prüfstelle kontrolliert die hochgeladenen Dokumente online auf Vollständigkeit und Plausibilität und fordert fehlende Unterlagen direkt im Portal nach.
Erst nach erfolgreichem Abschluss dieser digitalen Vorprüfung erhalten die Kandidaten die Freigabe zur Buchung des persönlichen Vorsprachetermins (zur Abgabe der biometrischen Daten und Vorlage der Originalurkunden bei VFS Global bzw. dem Generalkonsulat / der Botschaft). Sauber ausgefüllte, maschinenlesbare Arbeitgeberdokumente verhindern hier mehrwöchige Nachforderungsschleifen.
Eine lückenlose Bevollmächtigung und konsistente Schreibweisen aller Personendaten sind der Schlüssel für schnelle Behördenlaufzeiten.
Entscheidet sich das Unternehmen für das beschleunigte Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG bei der zentralen Ausländerbehörde seines Bundeslandes, benötigt der Arbeitgeber eine vom Kandidaten unterzeichnete Vollmacht. Beauftragt der Arbeitgeber zusätzlich einen spezialisierten Kooperationspartner mit der Verfahrensbegleitung, muss die Vollmacht ausdrücklich das Recht zur Erteilung einer Untervollmacht enthalten.
Zudem sollten Arbeitgeber streng darauf achten, dass Vor- und Familiennamen (inklusive etwaiger Mittelnamen), Geburtsdatum und Reisepassnummer im Arbeits- oder Ausbildungsvertrag, in der Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis und im IHK-/HWK-Eintragungsantrag Zeichen für Zeichen mit der maschinenlesbaren Zone des Reisepasses übereinstimmen.
| Dokument auf Arbeitgeberseite | Rechtsgrundlage / Formvorgabe | Qualitätskriterium für die digitale Vorprüfung |
|---|---|---|
| Arbeitsvertrag (§ 18a/§ 18b) bzw. Berufsausbildungsvertrag (§ 16a AufenthG) | § 10–11 BBiG bzw. § 2 NachwG; beidseitig unterzeichnet | Exakte Übereinstimmung von Name, Geburtsdatum, Tätigkeitsort, Arbeitszeit und Bruttoentgelt mit allen Formularen |
| Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis (inkl. Zusatzblatt A bei § 16d) | Amtlicher Vordruck der Bundesagentur für Arbeit (aktueller Stand) | Digital am PC ausgefüllt (nicht handschriftlich schwer lesbar), inkl. Betriebsnummer und Unterschrift |
| Vorabzustimmung nach § 81a AufenthG bzw. BA-Vorabzustimmung (§ 36 Abs. 3 BeschV) | Ausgestellt durch zentrale Ausländerbehörde bzw. Bundesagentur für Arbeit | Als hochauflösendes Farb-PDF sofort nach Erhalt für den Upload im Auslandsportal bereitstellen |
Stand: 04.11.2026. Die Freischaltung einzelner Visakategorien im Auslandsportal richtet sich nach dem jeweiligen Rollout-Stand des Auswärtigen Amts (digital.diplo.de).
Für den Upload im Auslandsportal und das § 81a-Verfahren genügen zunächst hochwertige Farbscans (PDF). Welche Unterlagen beim anschließenden Vor-Ort-Termin bei VFS Global bzw. der Botschaft im Original oder als Ausdruck vorgelegt werden müssen, gibt das jeweilige Merkblatt der deutschen Auslandsvertretung in Vietnam vor.
Das Konto im Auslandsportal (digital.diplo.de) wird grundsätzlich persönlich auf den Namen der antragstellenden Fachkraft bzw. des Auszubildenden geführt. Arbeitgeber und koordinierende Partner unterstützen jedoch maßgeblich durch die Bereitstellung sämtlicher prüffähiger Arbeitgeber-PDFs und den Abgleich der VIDEX-Angaben vor dem Absenden.
Korrespondierender Fachbeitrag für Bewerbende auf Vietnamesisch: Hướng dẫn nộp hồ sơ thị thực Đức trực tuyến qua Auslandsportal (digital.diplo.de), khai đơn VIDEX và lăn vân tay VFS Global ↗