Chuyển đổi tín chỉ ECTS, Modulhandbuch & quy chế Prüfungsordnung tại đại học Đức

Để hội đồng xét công nhận, bạn buộc phải nộp bảng điểm chính thức kèm đề cương chi tiết môn học (Modulbeschreibung hoặc Syllabus bằng tiếng Anh hoặc tiếng Đức) ghi rõ số giờ lý thuyết, thực hành, hình thức thi và nội dung kiến thức đã học. Dựa trên quy chuẩn khối lượng công việc của hệ thống tín chỉ châu Âu ECTS (trong đó 1 tín chỉ ECTS thường tương ứng khoảng 25–30 giờ học tập thực tế gồm cả giờ lên lớp và tự học), khoa sẽ đối chiếu mức độ tương đồng chuẩn đầu ra.

Nếu học phần tại Việt Nam dùng hệ tín chỉ Mỹ hoặc tín chỉ bộ Giáo dục có thời lượng ít hơn một môn học tương ứng tại Đức, bạn có thể gộp nhiều môn có nội dung liên thông để xin công nhận cho một Module bên Đức. Ngược lại, khi được công nhận quá 30 ECTS, trường có thể xếp bạn vào kỳ cao hơn (höheres Fachsemester) — điều này hữu ích để rút ngắn thời gian học nhưng cần tính toán cẩn thận vì có thể thay đổi quy định gia hạn thị thực hoặc giới hạn kỳ thi cơ bản.

Trong mỗi bảng mô tả học phần của Modulhandbuch, sinh viên cần kiểm tra bốn thông số cốt lõi: loại hình module là bắt buộc tuyệt đối (Pflichtmodul) hay tự chọn chuyên ngành (Wahlpflichtmodul); tần suất mở lớp (chỉ mở vào kỳ Đông Wintersemester hoặc kỳ Hè Sommersemester); ngôn ngữ giảng dạy; và đặc biệt là mục điều kiện đầu vào để được dự thi cuối kỳ (Prüfungsvorleistung hoặc Studienleistung).

Chẳng hạn ở các ngành kỹ thuật hoặc khoa học tự nhiên, sinh viên thường phải nộp đủ số bài tập hàng tuần (Übungsblätter) với tỷ lệ điểm quy định hoặc hoàn thành buổi thực hành phòng thí nghiệm (Praktikum) mới được hệ thống mở quyền tham gia kỳ thi viết Klausur. Nếu bạn qua hết bài tập thực hành nhưng chẳng may trượt bài thi viết cuối kỳ, nhiều trường cho bảo lưu Vorleistung sang lần thi lại, song cũng có quy chế yêu cầu làm lại từ đầu nếu quá số học kỳ cho phép.

Ở đa số ngành Cử nhân và Thạc sĩ tại Đức, mỗi bài thi bắt buộc thông thường có tối đa 3 lần thi (lần thi chính thức kèm hai lần thi lại — có nơi lần thứ 3 yêu cầu chuyển sang thi vấn đáp bổ sung Mündliche Ergänzungsprüfung). Nếu sử dụng hết cả 3 lượt mà vẫn không đạt điểm tối thiểu 4,0 (theo thang điểm Đức 1,0 cao nhất đến 5,0 trượt), bạn nhận kết luận "endgültig nicht bestanden" — tức không còn quyền dự thi môn này nữa.

Hậu quả của kết luận này rất nghiêm trọng: bạn bị buộc thôi học khỏi ngành đó và mất quyền theo học lại cùng ngành hoặc các ngành có nội dung tương đương gần tại bất kỳ trường đại học nào ở Đức. Ngoài ra, nhiều trường ở các bang như Baden-Württemberg còn quy định kỳ kiểm tra định hướng đầu khóa (Orientierungsprüfung): sinh viên phải qua một số môn cơ sở nhất định trước khi kết thúc học kỳ 2 hoặc học kỳ 3 nếu không muốn bị dừng học sớm.

Mỗi trường công bố hai mốc thời gian riêng: mốc hủy thi tự do không cần lý do (Abmeldung ohne Angabe von Gründen) và mốc rút thi vì lý do ốm đau sau thời hạn đó (Rücktritt wegen Krankheit). Khi rơi vào tình huống ốm bất ngờ sát hoặc ngay trong ngày thi, bạn phải đi khám trực tiếp trong ngày đó, thông báo bằng văn bản hoặc biểu mẫu cho Prüfungsamt ngay lập tức và nộp giấy chứng nhận mất khả năng dự thi (Prüfungsunfähigkeitsbescheinigung — một bản xác nhận mô tả triệu chứng hoặc sự suy giảm khả năng làm bài chứ không chỉ là tờ giấy xin nghỉ làm thông thường AU).

Đặc biệt lưu ý: tại nhiều trường đại học Đức, nếu bạn rút thi quá nhiều lần vì ốm hoặc bị trượt ở lần thi thứ hai và chuẩn bị bước vào lần thi quyết định số phận (Drittversuch), quy chế Prüfungsordnung bắt buộc phải nộp giấy khám từ bác sĩ công quyền của cơ quan y tế quận/thành phố (Amtsärztliches Attest) chứ không chấp nhận giấy khám từ phòng mạch bác sĩ gia đình thông thường. Một khi đã bước vào phòng thi, nhận đề và viết bài rồi mới xin nghỉ giữa chừng khi không có triệu chứng cấp cứu y khoa đột ngột thường rất khó được hội đồng chấp thuận vì bị xem là "thử vận may".