Đổi hộ chiếu Việt Nam tại Đức (Berlin/Frankfurt), chuyển thẻ cư trú eAT §45c AufenthV và xử lý mất giấy tờ

Nếu bạn đợi đến khi hộ chiếu còn dưới 3 tháng mới bắt đầu nộp đơn xin cấp đổi hộ chiếu mới, rủi ro dây chuyền xảy ra rất nhanh: vừa không đủ điều kiện nhập cảnh nhiều nước quá cảnh (vốn đòi hỏi hộ chiếu còn hạn ít nhất 3 đến 6 tháng), vừa trùng đúng mùa cao điểm xếp lịch hẹn (Termin) kéo dài hàng tháng tại sở ngoại kiều Ausländerbehörde ở các thành phố lớn như Berlin, Munich hay Frankfurt. Khoảng trễ từ lúc nộp đơn đổi hộ chiếu cho tới lúc cầm trên tay cả hộ chiếu mới lẫn thẻ nhựa eAT mới dễ dàng kéo dài từ 3 đến 5 tháng tổng cộng.

Mặt khác, nếu bạn chuẩn bị hồ sơ gia hạn diện cư trú dài hạn (ví dụ chuyển từ §16a lên §18a hoặc lên thường trú §18c/§9a) trong khi hộ chiếu chỉ còn hạn 1–2 năm, sở ngoại kiều sẽ chỉ in thẻ eAT theo thời hạn còn lại của hộ chiếu cũ, khiến bạn tốn công đi làm lại thẻ thêm một lần nữa ngay sau đó. Do đó, kiểm tra hạn hộ chiếu và chủ động làm mới trước mốc 6–9 tháng (hoặc trước khi nâng hạng thẻ cư trú dài hạn) là giải pháp tiết kiệm thời gian nhất.

Về thành phần cơ bản thường được yêu cầu đối với trường hợp đổi hộ chiếu thông thường hết hạn hoặc sắp hết hạn còn nguyên vẹn trang nhân thân: bạn chuẩn bị tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu theo đúng mẫu hiện hành, ảnh chân dung phông nền trắng chuẩn kích thước hộ chiếu mới chụp gần đây (nhìn thẳng, không đeo kính màu, lộ hai tai), bản gốc hộ chiếu Việt Nam đang sử dụng và bản sao toàn bộ trang nhân thân cùng các trang có dấu thị thực liên quan, bản sao thẻ cư trú điện tử eAT (hoặc Fiktionsbescheinigung hợp lệ) kèm giấy xác nhận đăng ký địa chỉ cư trú tại Đức (Meldebescheinigung).

Một lưu ý quan trọng khi xin cấp đổi hộ chiếu có chip mới là người nộp hồ sơ lần đầu đổi sang mẫu hộ chiếu mới hoặc theo quy định thu thập sinh trắc học có thể cần trực tiếp có mặt tại trụ sở cơ quan đại diện để đối chiếu nhân thân và lấy dấu vân tay/ảnh theo hướng dẫn tại thời điểm nộp. Nếu sử dụng dịch vụ chuyển hoàn qua bưu điện cho các hạng mục được phép, luôn dùng thư bảo đảm có mã theo dõi (Einschreiben) và ghi rõ địa chỉ hộp thư Briefkasten có dán đầy đủ họ tên trên cửa/hòm thư ở Đức để bưu tá không trả ngược hồ sơ.

Khi đi làm thủ tục Übertrag, bạn mang theo: hộ chiếu Việt Nam mới, hộ chiếu Việt Nam cũ (đã cắt góc/hủy), thẻ cư trú điện tử eAT hiện tại, ảnh sinh trắc học mới nhất đúng chuẩn Đức (hiện nhiều nơi đang chuyển dần sang ảnh điện tử tại quầy hoặc mã QR từ studio ảnh được cấp phép), và biên lai đóng lệ phí theo quy định tại §45c AufenthV. Mức lệ phí cho việc chuyển thẻ do thay đổi số hộ chiếu theo §45c AufenthV thấp hơn đáng kể so với lệ phí cấp mới toàn bộ giấy phép cư trú, tuy nhiên tổng thời gian chờ sản xuất thẻ nhựa tại Xưởng in Liên bang (Bundesdruckerei Berlin) vẫn thường mất khoảng 4 đến 6 tuần.

Trong trường hợp bạn có chuyến bay gấp về Việt Nam hoặc ra ngoài khối Schengen sau khi đã có hộ chiếu mới nhưng chưa kịp nhận thẻ nhựa eAT mới, hãy hỏi thẳng nhân viên tiếp nhận tại Ausländerbehörde về phương án đóng dấu tạm thời hoặc giữ chứng từ xác nhận trong thời gian chờ in thẻ. Trên thực tế, dù quy định một số cửa khẩu biên giới Đức cho phép xuất trình đồng thời bộ ba giấy tờ gồm hộ chiếu mới + hộ chiếu cũ còn kèm thẻ eAT cũ, nhưng nhân viên làm thủ tục check-in của các hãng hàng không quốc tế hoặc hải quan nước quá cảnh thứ ba rất thường từ chối cho hành khách lên máy bay nếu nhận thấy số hộ chiếu trên thẻ cư trú eAT không khớp với cuốn hộ chiếu còn hiệu lực đang cầm.

Bước thứ hai trong cùng ngày là đến trực tiếp đồn cảnh sát gần nhất (Polizeidienststelle) để lập biên bản trình báo mất cắp hoặc thất lạc tài sản (Diebstahlanzeige hoặc Verlustmeldung). Hãy mô tả rõ từng loại giấy tờ bị mất kèm số hộ chiếu và số thẻ eAT (nhờ bản scan PDF đã lưu từ trước) và giữ kỹ tờ biên bản xác nhận của cảnh sát có mã hồ sơ (Tagebuchnummer/Aktenzeichen).

Bước thứ ba theo đúng luật cư trú Đức (§56 AufenthV) là người nước ngoài có nghĩa vụ thông báo ngay lập tức (unverzüglich) cho Ausländerbehörde quản lý nơi cư trú về việc mất hộ chiếu hoặc mất thẻ eAT. Nếu bạn đang cần bay về Việt Nam gấp hoặc mất ngay trước chuyến bay, hãy trao đổi ngay với Ausländerbehörde về giấy chứng nhận tạm thời (Notfall-Fiktionsbescheinigung hoặc giấy tờ xử lý tương ứng sau khi có giấy tờ đi lại) đồng thời liên hệ ngay Bộ phận Lãnh sự của ĐSQ Việt Nam tại Berlin hoặc TLSQ tại Frankfurt để xin cấp hộ chiếu mới hoặc Giấy thông hành tùy hoàn cảnh thực tế.