Gỡ nhầm bậc thuế VI trên ELStAM & kê khai thu nhập ngoài nước Đức năm đầu theo §32b EStG

Hai nguyên nhân kỹ thuật phổ biến nhất gây ra lỗi này đều xoay quanh dữ liệu điện tử ELStAM (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale). Nguyên nhân thứ nhất xảy ra khi bạn vừa đặt chân đến Đức và bắt đầu đi làm ngay trong tuần đầu tiên trước khi hoàn tất đăng ký cư trú Anmeldung, hoặc thư bưu điện gửi mã số định danh thuế 11 chữ số (Steuerliche Identifikationsnummer — IdNr theo §139b AO) từ Cục Thuế Liên bang BZSt chưa kịp về tới hòm thư. Nếu thiếu IdNr khi chốt bảng lương tháng, §39c Abs. 1 EStG quy định doanh nghiệp phải tạm tính ở Steuerklasse VI.

Nguyên nhân thứ hai tinh vi hơn: bạn đã nộp IdNr đầy đủ nhưng kế toán nhân sự hoặc đơn vị trả lương thuê ngoài tích nhầm ô "Nebenarbeitgeber" (nhà tuyển dụng phụ) thay vì "Hauptarbeitgeber" (nhà tuyển dụng chính) khi đăng ký truy vấn bạn trên cổng ELStAM, hoặc trường hợp hiếm gặp là hợp đồng làm thêm cũ chưa được xuất khỏi hệ thống (Abmeldung) khiến hãng mới buộc phải vào hàng thứ yếu. Khi thấy StKl 6 trên phiếu lương tháng đầu, đừng vội lo mất tiền oan vĩnh viễn mà hãy kiểm tra ngay hai đầu mối dữ liệu này.

Nếu nguyên nhân là do một công ty cũ (ví dụ chỗ làm thêm thời sinh viên hay hợp đồng thử việc ngắn trước đó) vẫn chưa thực hiện thủ tục báo nghỉ trên hệ thống (ELStAM-Abmeldung), bạn cần gửi email yêu cầu công ty cũ chốt ngày kết thúc trên ELStAM ngay lập tức để nhả quyền Hauptarbeitgeber cho công ty hiện tại. Trong trường hợp cực hiếm hệ thống điện tử bị kẹt đồng bộ hoặc phát sinh sai lệch tình trạng hôn nhân từ phía cơ quan thuế, chính bạn mới liên hệ trực tiếp Finanzamt cư trú (qua biểu mẫu "Antrag auf Steuerklassenwechsel / Änderung der ELStAM") để cập nhật lại dữ liệu gốc.

Khi phòng kế toán đăng ký thành công lại vai trò Hauptarbeitgeber và tải về được bậc thuế đúng (ví dụ Bậc I), họ thường thực hiện lệnh tính lại bảng lương các tháng trước đó gọi là Rückrechnung (hồi tố lương trong cùng năm dương lịch) để hoàn trả phần Lohnsteuer bị khấu trừ dư trực tiếp vào phiếu lương tháng sau. Nếu công ty đã khóa sổ báo cáo năm cũ hoặc không thực hiện hồi tố kịp trước cuối tháng 12, toàn bộ số tiền thuế nộp thừa ở Bậc VI vẫn thuộc về bạn và sẽ được hoàn giải khi làm quyết toán thuế thu nhập cuối năm với Finanzamt.

Nhiều người nghĩ rằng "thu nhập từ tháng 1 đến tháng 6 tôi làm ở Việt Nam, đã đóng thuế TNCN cho nhà nước Việt Nam và không liên quan gì đến nước Đức". Về phần đánh thuế trực tiếp hai lần, đúng là nước Đức không trực tiếp thu thuế thu nhập lên số tiền lương bạn đã nhận ở Việt Nam trước ngày đặt chân tới Đức. Tuy nhiên, Luật Thuế Đức quy định số tiền lương tại Việt Nam trong nửa đầu năm dương lịch đó phải được cộng vào tổng thu nhập tham chiếu gọi là Progressionsvorbehalt (bảo lưu mức thuế suất lũy tiến). Hệ thống tính thuế của Finanzamt cộng thu nhập tại Việt Nam (quy đổi theo tỷ giá tham chiếu của Ngân hàng Trung ương châu Âu) với thu nhập tại Đức để tìm ra tỷ lệ phần trăm thuế suất tương xứng trên biểu thuế lũy tiến, sau đó áp tỷ lệ phần trăm thuế suất cao hơn một chút đó lên riêng phần lương bạn kiếm tại Đức từ tháng 7 đến tháng 12.

Theo §46 Abs. 2 Nr. 1 EStG, nếu khoản thu nhập phát sinh ngoài nước Đức trước ngày chuyển cư trú trong năm đầu vượt ngưỡng miễn khai 410 euro/năm (gần như mọi trường hợp đi làm tại Việt Nam trước khi bay đều vượt mức này), bạn thuộc diện BẮT BUỘC nộp hồ sơ quyết toán thuế năm đầu tiên (Pflichtveranlagung) thông qua phụ lục Anlage WA-ESt kèm tờ khai chính. Việc cố tình bỏ trống mục này vì tưởng miễn khai có thể dẫn tới truy thu thuế kèm tiền chậm nộp khi cơ quan thuế Đức kiểm tra ngày đăng ký Anmeldung không trùng ngày 01/01 đầu năm.

Do đó, DMF Vietnam khẳng định ranh giới minh bạch tuyệt đối: tại cơ sở duy nhất ở Biên Hòa (Đồng Nai), DMF Vietnam không cung cấp dịch vụ tư vấn thuế theo Luật StBerG Đức, không thực hiện dịch vụ luật sư theo Luật RDG Đức, không đặt chi nhánh tại Dĩ An, không liên quan đến Quỹ DMF của VNG và chưa thành lập pháp nhân GmbH tại Đức. Vai trò của chúng tôi nằm ở đào tạo tiếng Đức bài bản, chuẩn hóa hồ sơ học thuật – nghề nghiệp ban đầu và hệ thống hóa kiến thức hội nhập 30 ngày đầu để học viên và người lao động không bỡ ngỡ trước các thuật ngữ hành chính như Anmeldung, IdNr, ELStAM hay Anlage WA-ESt.

Kinh nghiệm thực tế tốt nhất cho người lao động năm đầu là thiết lập một thư mục lưu trữ chứng từ có hệ thống ngay từ trước ngày bay: hợp đồng thuê nhà đầu tiên, hóa đơn vé máy bay hoặc chi phí chuyển nhà liên quan đến công việc mới (Umzugskosten có thể liên quan chi phí công việc tùy điều kiện thẩm định của chuyên gia thuế), sao kê lương và chứng từ thuế thu nhập Việt Nam đầu năm, cùng toàn bộ phiếu lương Đức. Khi đến kỳ quyết toán thuế năm sau, bộ chứng từ sạch đẹp giúp bạn hoặc Steuerberater/Lohnsteuerhilfeverein tại Đức hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng mà không phải mất công bay ngược về xin dấu bổ sung.